浅议人事外包在人事部门转型过程中的作用

 当今的时代是以经济全球化和世界经济一体化为特征的新经济时代,产品日新月异,生命周期日趋缩短,企业面临的竞争日趋激烈。为了适应更快速的技术革命,迎接知识经济的挑战,积极参与世界竞争,许多企业都制定了新的发展战略和竞争策略,在进行组织战略调整的同时,都积极进行组织结构及管理方式的变革和创新,努力朝着柔性化、扁平化、虚拟化的方向发展。变革过程中,在组织中占有核心地位的人事部门首先要实现转型,即由传统的行政事务部门转变为组织的战略伙伴与合作者。如何实现这一转型,实践证明,人事外包是促进人事部门进行有效转型的“催化剂”,通过人事外包,能够帮助企业“瘦身”,改善运行模式,有效提高企业运行效率,赢得竞争优势。人事外包是全球经济一体化、信息技术发展和社会化大分工的必然产物,它的出现将会对新时代企业的发展带来新的管理模式,同时也对从事人事管理工作的人员提出了新的要求。本文从人力资源管理现状、人事外包的内容、人事外包的优势、人事外包风险规避及人事部门的转型要求等五个方面进行分析,对人事外包这一新型管理模式进行了全面阐述。  

  1 、企业人力资源管理工作的现状      

  人力资源管理这一名词作为一个“舶来品”,自引入中国以来,对中国的人事管理工作带来了巨大的理念冲击。仿佛一夜之间,各企业负责人事管理工作的“人事部”、“综合部”、“政工科”等等沿用了几十年的传统名称统统改成了“人力资源部”,开始了与世界的“接轨”,可事过多年之后却发现,我们只是实现了概念上的“接轨”,实际内容却一直在“脱轨”,许多人力资源部门仍然沿用过去的工作思路和工作方法,无休止地做着人员招聘、档案管理、员工培训、工资发放等传统型、事务性的繁琐复杂工作,日复一日,年复一年,忙忙碌碌,却收效甚微,丝毫没有成就感,甚至还会出现领导不满意、员工有意见的情形,从事此项工作的人员也倍感委屈,做了大量工作却得不到认可,影响了工作积极性。      

  2 、人事外包是促进人事部门转型的有效途径      

  人力资源部门如何摆脱以上困境,实现真正的世界接轨,充分体现人力资源管理的价值,笔者认为“删繁从简”的工作思路,即通过“人事外包”可以解决这一难题。人事外包即将人力资源管理工作中常规性、事务性的非核心业务委托专业的人事外包机构进行管理,通过人事外包,企业把不具有竞争优势的非核心业务剥离出去,集中优势资源发展具有“比较优势”的核心业务,这样人事部门就可以轻装上阵,专门开展人力资源开发、提升企业价值等战略性工作,真正实现自身“转型”,从而达到降低人力成本、实现效益最大化的目的。    早在上世纪70年代,美国就出现了大量的专业PEO公司,这些公司是企业的联合经营者,为客户公司承担有关工资发放、代缴保险、员工档案、招聘录用、培训等日常管理工作,专门为企业提供人事方面的事务性服务。经过多年发展,人事外包这一业务在西方发达国家现已比较成熟,而在我国才刚刚起步,但发展势头良好,一些企业已经开始全面与人事外包机构进行合作,取得了明显的效果。目前,我国人事外包的主要内容包括:负责劳动合同或劳务合同的审查、签订、解除和终止有关事项的办理;负责员工工资的计算与发放;负责办理社会保险参保和住房公积金存储业务;协助客户处理工伤、死亡事故;受用人单位委托招聘派遣岗位所需人才;配合客户进行员工的基础性培训等。      

  3 、人事外包的优势      

  近年来,人事外包业务越来越得到社会的认可,实践证明,通过人事外包可以做到: 

  一能帮助人力资源部门从繁重的重复性事务中解脱出来,专注于核心的战略性工作,从而提升人力资源管理的高度和核心竞争力。  

  二能减少人力成本,有效降低人事管理的直接费用和间接费用。人事外包帮助企业选择更合适和性价比更高的专业服务,并有可能让企业用很低的投入来运行更先进的信息系统,进行更高效率的人事管理,降低企业的人事管理费用。同时人事外包服务机构凭借其规模效应,可以降低单位人事运作成本,为企业提供经济合适的有效服务。  

  三能规范人事管理,有效避免用工风险。加入世贸组织后,我国就加快了与世界接轨的步伐,相关劳动法律法规不断健全和完善,这就要求企业在人事管理方面要严格遵守国家的法律法规,日常管理做到制度化、法制化和规范化,以免引起不必要的劳动纠纷和政府制裁,影响企业的经营发展。完善的人事外包服务可以帮助企业迅速而规范地处理各种事务,提供咨询服务,有效规避各种风险。  

  四能简化工作流程,提高工作效率。专业的人事外包能为企业提供“一站式”服务,同时提供清晰而完善的工作报告。代表企业协调与外部机构和单位的关系,处理日常事务。这就可以大大简化企业的人事工作流程,人事部门只需要进行统筹规划和质量监督,有更多的精力投入到人力资源战略上去。  

  五能提高员工满意度和忠诚度。人事外包服务机构代表企业为员工提供专业的法律法规以及企业用人制度的咨询服务,协调企业和员工的关系并维护两者的利益,为员工带来全面周到的服务,让员工感受企业关怀,解除后顾之忧,增强员工的企业归属感,提高员工的忠诚度,激发员工的潜能,为企业创造更多的价值。  

  六能使组织结构更简化,更具灵活性,提高了企业对风险的应变能力。人事外包后,可以促进组织结构变革,使组织结构更加扁平化,扁平化的组织结构可以有效提高企业内部的信息传递速度,提高执行力,从而增强企业应对外界变化和抗风险的能力。      

  4 、人事外包的风险规避      

  对众多国内企业而言,人事外包还是一种新生事物,还在探索发展阶段,由于其发展还不完善,所以这一业务在给企业带来好处的同时,也存在着潜在的风险。主要表现在:如外包服务商选择不当,会造成商业秘密泄露的风险;如测算失误,会造成人力资源管理费用不降反增的风险;如外包内容选择不当,会对企业经营管理带来不必要麻烦的风险;如宣传力度不够,会造成员工心理恐慌的风险等。  

  为避免以上风险,企业在开展人事外包业务时,应早作准备,未雨绸缪,做好可行性分析,有效降低风险。具体措施如下:  

  一是慎重选择外包服务机构。外包服务机构的选择是人事外包管理过程中非常重要的一个环节。在选择外包服务机构时,要重点考察该机构的资质、信誉、规模、专业化程度、工作经验等情况,同时向该机构的服务客户了解其真实信息,选择那些合法的、信誉好的、专业化程度高的、有丰富工作经验的机构作为本企业长期的合作伙伴。  

  二是要精心测算成本。在企业准备实施人事外包之前,必须进行成本效益分析,以确定某一职能是否真的适合外包。进行成本分析时,首先要确定收费标准是否合理,然后将现有人员完成某个特定任务的人力成本与管理费用,包括员工薪酬福利、培训费用、所需资源等与外包的成本进行比较,通过比较分析和科学测算,力求实现效益最大化。  

  三是要加强沟通交流。首先做好与员工的沟通。当某项人力资源人事管理职能外包后,原来负责该项业务的员工可能被调岗或被辞退,因此,在人事外包前,企业管理者应与员工进行充分沟通,做好解释说明,应当让员工了解,企业已经做好规划,已为他们制定了切合实际的发展方案和培训计划,以消除员工的紧张感和压力感,取得员工的信任和支持;其次,做好与外包服务商的沟通,让外包服务商充分了解企业文化,关注企业需求,明确双方的权利与义务,以此降低企业的风险,避免给企业造成不必要的损失。

四是要分清主次业务。进行人事外包时,企业一定要合理安排自己的外包项目,必须懂得主次之分,对于企业的核心职能,一定要由企业自己牢牢掌握,而对一些非核心项目,则可以适当的考虑通过人事外包这种工具,帮助企业减少繁琐的工作,使企业更加专注与企业的战略发展。  五是要加强监督。在外包过程中,企业应采取有效措施对外包服务商进行监督检查,加强过程指导,建立考核体系和风险预警管理体系,防患于未然,以减少企业的损失。      

  5、 人事外包后,人事部门的转型方向和相关要求      

  5.1人事部门的转型:人事外包后,人事部门则可以从他们所必须应该完成的法定性、事务性、繁琐的工作中解脱出来,从而把精力投入到更有价值的核心业务方面。企业的人事部就可以借助外包实现其功能和职能的转变,即企业传统的人事管理功能向人力资源管理乃至向战略性人力资源管理转换,把企业的人事部的从经营辅助地位提升到企业的战略经营伙伴的地位。外包以后,人力资源部的业务只会更专业、更深化,任务更繁重,地位更重要,工作重点将会更侧重于企业内的人力资源战略规划和策略,根据企业发展的战略提供相应的诸如组织结构、领导力、人才储备以及与其相适应的激励机制等管理职能,从经营人力资本的角度来提高企业的核心竞争力。  

  5.2人事工作人员的转型:  

  企业人事部职能和功能的转变,必然会要求从业人员转变角色与之相匹配,即完成从人事事务管理员到企业战略伙伴、文化价值的塑造者和管理咨询提供者的转变,这对从业人员提出了更高的素质要求。  

  首先,人力资源从业人员应该是专才。人力资源从业人员应该是半个劳动法专家,通晓国家劳动法律法规,并能运用法律知识预防和解决劳动关系问题;同时应该熟练掌握现代人力资源管理理论和操作流程,做到理论联系实际,以切实提高个人专业素质和人力资源战略眼光,使人力资源工作更加职业化。  

  其次,人力资源从业人员还应该是通才。要想真正实现企业战略伙伴和管理咨询者角色的转变,只是专才还不能胜任,还应该是通才。即人力资源从业人员除了有专业上的深度外,还应该多增加知识的广度,要精通一门外语,熟知营销、采购、财务、工程等方面的业务,多参加一些培训课程,多方面丰富自己,从而真正发挥参谋和顾问的作用。